La facturation Orplan est basée sur deux numérotations: interne et externe.

Une pièce créée reçoit une numérotation interne définitive. Zxxxxx-1
Après transformation, cette pièce transformée est une nouvelle pièce Zxxxxx-2.

Où Z représente le type de pièce

• D devis
• C commande
• L bon de livraison
• F facture
• A avoir

Le législateur, toujours dans un esprit de contrôle, impose que facures et avoirs soient numérotés de 1 à N sur l'année sans trous.

Un devis qui ne sera pas accepté laisse un trou dans la facturation.

Aussi, depuis la version 5.12 existe-t-il un numéro de facture (numéro externe) NN00001 à NN99999 où NN représente l'année.

Attribution du numéro de facture:

• Lorsqu'une pièce est imprimée en état facture.
  Le numéro imprimé sur la facture est alors le numéro externe.
• Lorsqu'une pièce est imprimée en état avoir.
  Le numéro imprimé sur l'avoir est alors le numéro externe.
• Lorsqu'un client règle totalement ou partiellement une facture (acompte).
• Lorsqu'un avoir est imputé en règlement partiel ou total d' une facture.
  La pièce qui reçoit l'imputation reçoit aussi un numéro externe si elle en est dépourvue.
• Lorsqu'un avoir est remboursé.

Lorsque la pièce reçoit son numéro externe, on dit que la facturation est "établie".

Classement des pièces:

Vous devez classer un double des factures et avoirs par ordre du numéro externe.

NB: le numéro externe ne représente pas l'ordre chronologique mais uniquement l'ordre séquentiel d'impression
ou d'attribution d'un mouvment financier à une pièce.
En cas de règlement partiel ou acompte, ayez le réflexe d'imprimer la facture ou l'avoir si ce n'est pas encore fait.

Transformation de l'état des pièces:

Les pièces sont numérotées en interne xxxxx-yy ou yy est un numéro de 1 à 99 dans l'ordre de créartion des pièces.

Exemples:

• Le devis nouveau prendra le numéro Dxxxxx-1
  Il peut êtr imprimé en devis ou en pro forma
• Un acompte vous oblige à une facture
  Transformation du devis en facture Fxxxxx-2
• Le devis transformé en BL (total ou partiel), cette pièce prendra le numéro Lxxxxx-3
• BL transormé en facture prendra le numéro Fxxxxx-4
• nouveau BL en repartant du devis , numéro Lxxxxx-5
• BL transformé en facture deviendra Fxxxxx-6
• ... jusqu'à 99 pièces à partir d'un devis

La transformation s'effectue à partir de la liste des pièces par le bouton "Modifier/Pièces liées" par les boutons BL, FACTURE, AVOIR de l'affichage de la pièce.